城市建设档案对城市管理发挥着重要基础信息支撑作用。随着改革开放和全面小康社会建设的顺利推进，公共安全作为经济社会发展目标的重要性日益突出，城市公共安全管理也成为城市经济社会管理的重中之重，同时新型智慧城市将给城市公共安全管理带来深刻变革，城市建设档案管理也面临着新任务、新挑战。城建档案管理与服务必须紧贴新型智慧城市安全管理的系统化特征和全面联动需要，围绕智慧城市发展方向加快改革创新，才能更好地发挥自身的功能作用。
智慧城市应在现代信息技术支持下实现全面联动
所谓智慧城市即城市智慧化，是在现代信息化技术条件下实现城市运作、管理各方的全面联动。
现代信息技术使信息化系统可以按照人们设定的程序，代替人进行经济社会运行信息的记录和分析处理，并据此发出相应的行为指令，组织各方面进行联动配合，使城市体现出一定程度的智慧化：城市能够自动按照人们设定的目标和机制运行，不需要人的直接操控和干预。
智慧城市是在两个前提下实现的。一是现代信息技术为大规模信息数据的采集、存储、处理、分析、传输、共享提供了可能，保障和促进了城市运作和管理各方面信息的即时交流配置，成为支撑城市高效协同的神经系统。二是人们按照自己的意愿确定城市发展目标、策略和各微观层面的运作机制，为城市提供价值、机制方面的动机与动力。
智慧城市是城市形态的根本变革。由于信息化的应用，不仅城市物理层面的机械化、自动化水平得到提高，而且人们自身的能力也由此得到大大拓展：人们获得对智慧城市进行设计的能力，能够重新组合城市各方面的关系，重新调整人与城市的关系，让城市成为在更高层次按照人的理想进行运作的有机整体。智慧城市是在信息技术支撑下人的思想行为与城市物理世界的全面系统化、深度一体化。
智慧城市是一个不断优化的发展过程。智慧城市不是僵化的自动化、智慧化系统，其顶层设计不是一次性的单一系统设计或设定。它是人与城市关系的不断调整，通过此调整使城市更加智能化并始终以人为本。因此，它是一个在各方面、各阶段、各层级、各环节不断吸收消化新情况、新问题，不断进行磨合创新的过程。
新型智慧城市下的城市公共安全管理
相对于城建档案管理部门而言，城市公共安全管理主要指城市规划、建设、管理过程中涉及的公共安全管理问题，包括城市建设中的施工安全和城市运行管理中的城市建筑及设施设备使用安全、城市交通安全、消防安全、水电气供应安全以及自然灾害防范方面的地质安全、三防安全等。
新型智慧城市下城市公共安全管理的本质是，在现代信息化技术支撑下实现城市安全管理的全面联动。主要体现为安全管理体系的根本升级：安全管理思路、措施更加全面系统化，并得到有效部署实施。过去由于信息收集处理和传递的质量、速度受限，人力物力配置半径受到很大制约，只能采取各部门、各区域、各行业分散治理、分散实施资源保障、分散应对事态的模式进行安全防控和安全事态应对。城市智慧化使高水平统筹的安全管理体系成为可能，将大大提高安全防控、事态应对的集约化水平和整体效率，并由此带来城市安全保障覆盖面、保障深度的大大拓展，使城市安全防控体系和环境根本改观，市民获得更加周到的安全保障。
新型智慧城市下城市公共安全管理体系建设涉及广泛的工作：一是各方面、各层级、各环节间的分工配合，包括这一配合机制的制度建设、组织实施、落实监管等;二是各方面、各层级、各环节信息的及时获取和准确传送，包括信息描述的标准化、信息记录和获取的合法性等;三是与之相适应的信息化系统建设，包括各方面、各层级、各环节信息化应用功能的设计部署和互联互通等。所有这些都指向一项重要工作--顶层设计，即把城市公共安全管理作为一个无所不包的系统，从体制机制层面确立各方协同共治的联动安排，如城市公共安全管理包括哪些事项，每个事项涉及哪些问题、哪些工作、应当如何规范以实现协同。严格来说，这是一个制定规划的过程，通过规划明确总体目标和安全管理政策标准，而且作出系统部署，从而建立新型安全管理体系，使信息化、大数据为城市做更多的工作，让城市公共安全管理更全面、更有效，根本提升城市公共安全保障水平。
智慧城市公共安全管理要求全新的城建档案资源规划
作为为城市公共安全管理提供城市重要基础信息的城建档案部门，必须适应新型智慧城市及其公共安全管理的系统化、全面联动要求，加快推进新型智慧城市下的新型城建档案管理体系建设。
一是加快制定新型智慧城市下的城建档案管理规划。如果城建档案管理与服务始终停滞在传统档案形态，将无法满足智慧城市安全管理系统化、全面联动的需要，终将被智慧城市所抛弃。要把城建档案规划作为智慧城市公共安全管理规划的重要组成部分，调整确立新形势下城建档案的功能定位和发展方向。其中重中之重是以城市公共安全管理现实需求为导向，加快新型城建档案资源体系的规划工作。对城建档案价值的判断和城建档案接收范围的划定，应以新型智慧城市下城市规划建设管理、公共安全管理需要为依归。凡是城市公共安全管理需要的档案，都要纳入城建档案资源建设规划和档案行政监管工作范围。
二是加快建立新型智慧城市下的城建档案管理体制机制。按照新型城建档案体系资源建设、安全管理、利用服务要求，重新建立或调整建立各部门、各行业、各方面分工收集、管理、移交和实施资源共享的机制，强化城建档案馆城市档案资源集中管理和信息资源共享平台的功能，确保资源收齐、管好、用好。
三是加快建立适应新型智慧城市下的城建档案管理信息化体系。将顶层设计部署落实到信息化网络的建设中，既保持各部门、各行业、各方面的统筹联动，又保持智慧城市适应新情况、新发展的灵活性。从保护档案真实性角度，尊重档案生成、存在的原始形态，规范纸质、电子、声像等各种形态、载体档案的形成与管理，加快推进电子档案的接收管理，提升、完善城建档案网上接收与利用服务功能。城建档案的接收管理利用信息化系统，应作为新型智慧城市安全管理平台的重要组成部分进行规划建设，让信息化技术为城建档案管理者、利用者做更多的工作，促进提升城市公共安全管理水平和人民安全保障水平。
近年来，深圳市启动了智慧城市研究，积极推动建设智慧城市营运平台，对加快城建档案改革创新提出了迫切要求。2015年12月，深圳市政府颁布施行新修订的《深圳市城市建设档案管理规定》，为深圳市城建档案推进有关改革创新提供了法制环境。深圳市档案部门近年来制定了《深圳市建设工程档案专项验收工作指引》、《深圳市城市建设档案移交进馆流程(试行)》，在推动实施该规定的基础上，加快推进城建档案信息资源规划工作和数字城建档案馆建设，加大“双随机一公开”监管力度，在新型智慧城市城建档案资源体系、安全体系、服务体系建设方面作出新的探索。